Los retrasos, cancelaciones y problemas en los viajes de trabajo generan un sobrecoste superior a los 504 millones de euros anuales para las empresas españolas. A ello se suman tareas administrativas, reembolsos y una gestión cada vez más compleja que afecta a directivos, gestores de viajes y empleados.
Las incidencias en los desplazamientos profesionales se han convertido en un importante foco de costes para las empresas españolas. Retrasos, cancelaciones y cambios de última hora no solo alteran la agenda de los trabajadores, sino que también generan un impacto económico que supera los 504 millones de euros anuales. A esta factura se añaden gastos difíciles de prever, procesos administrativos y una compleja gestión que repercute en toda la organización, desde la dirección financiera hasta los propios empleados.
El control del gasto, un reto para los responsables financieros
Los departamentos financieros afrontan un escenario en el que controlar el coste real de la movilidad resulta cada vez más complicado. Facturas procedentes de múltiples proveedores, adelantos de dinero, kilometrajes o reembolsos dificultan disponer de una visión global de los gastos asociados a los viajes de trabajo.
Esta necesidad cobra aún mayor relevancia en un contexto en el que los desplazamientos siguen siendo considerados estratégicos para el crecimiento empresarial. La previsión de incremento de los presupuestos destinados a viajes obliga a las compañías a disponer de herramientas que permitan anticipar el gasto y conocer con precisión dónde, cómo y por qué se produce cada desembolso.
A ello se suma la volatilidad de los precios, condicionados por factores como la demanda, las condiciones meteorológicas o la celebración de grandes eventos. Según Joinup, la digitalización y centralización de la movilidad permite registrar todas las operaciones, mejorar la trazabilidad de los gastos y reducir hasta un 30 % los costes operativos vinculados a estos procesos.
Una gestión cada vez más compleja para los responsables de movilidad
La coordinación de los desplazamientos se ha convertido en una tarea de alta complejidad. Los responsables de movilidad deben gestionar reservas, autorizaciones, incidencias y el cumplimiento de las políticas internas prácticamente en tiempo real, en un entorno en el que la mayoría de los viajeros de negocios experimenta algún contratiempo durante el año.
A esta presión se suma la futura obligación de que los centros de trabajo con más de 200 empleados —o 100 por turno— cuenten antes de 2027 con un Plan de Movilidad Sostenible al Trabajo. Estos planes deberán analizar los hábitos de desplazamiento de la plantilla e impulsar alternativas como el transporte colectivo, el coche compartido, la movilidad activa o la electrificación.
En este escenario, las plataformas que integran servicios como taxi, aparcamiento, recarga eléctrica, kilometraje o movilidad para eventos permiten simplificar la gestión y concentrar la información en un único sistema de control y facturación.
El trabajador también paga el precio de los desplazamientos
Las consecuencias de un viaje de trabajo no terminan cuando el empleado llega a su destino. Los imprevistos incrementan el estrés, dificultan la conciliación y obligan, en muchos casos, a asumir tareas administrativas adicionales una vez finalizado el desplazamiento.
Adelantar el importe de los gastos, conservar justificantes, elaborar notas de gasto y esperar el reembolso forman parte de un proceso que sigue generando dificultades para una gran parte de los profesionales que viajan por motivos laborales.
“Un viaje de trabajo no debería generar más tareas de las necesarias. La tecnología debe simplificar la gestión, aportar previsibilidad y facilitar el día a día de todos los perfiles de la empresa, desde quienes controlan los costes y coordinan los desplazamientos hasta quienes necesitan moverse para desarrollar su trabajo”, afirma Elena Peyró, CEO y cofundadora de Joinup.
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